• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами;
• снижение трудозатрат на делопроизводство;
• создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному;
• поддержка новых стандартов криптозащиты НБУ.

Ядром функционала системы стали Базовые модули DIRECTUM, модули «Канцелярия» и «Обращения граждан». Переход на новую систему в рамках пилотного этапа заключался в создании рабочего макета системы и осуществлялся в головном офисе НБУ, а также одном из его региональных представительств. В результате работ по проекту на базе модулей системы DIRECTUM были созданы соответствующие подсистемы СЭД Банка.

В рамках подсистемы «Организация документооборота» в электронный вид была переведена работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией, а также разработан интерфейс подготовки номенклатуры дел, который позволяет своевременно проводить все необходимые работы по номенклатуре и при необходимости отправлять ее по маршруту в рамках действующих бизнес-процессов.

Подсистема «Хранение документов» была разработана для хранения всей информации о документах, работа над которыми закончена в делопроизводстве. Для данной подсистемы были доработаны механизмы обработки описей дел и экспертизы ценности дел.

Вместе с этим была создана выделенная подсистема «Электронный архив», функционал которой значительно расширил возможности ведения архивного дела в системе Национального Банка Украины. Подсистема автоматизировано принимает дела из подсистемы «Хранение документов» для их дальнейшего архивного хранения, проведения экспертизы, передачи в Национальный архивный фонд, использования, выведения и уничтожения.

Подсистема «Обращение граждан» позволила организовать прием и обработку обращений граждан из различных источников: электронной почты, письменного обращения, телефонного обращения. С помощью системы DIRECTUM по всем обращениям в Банке назначаются исполнители, ответственные за их обработку, а также осуществляется контроль всех выданных поручений. Подсистема «Обращения граждан» также поддерживает возможность документирования результатов личного приема граждан высшим руководством НБУ.

Помимо общих задач, связанных с управлением бизнесом, в ходе пилотного внедрения были автоматизированы и специфические для Банка бизнес-процессы, связанные с коллективной работой направленной на согласование внутрибанковских документов. Пилотный этап внедрения официально завершился 15 декабря 2010 года. На данный момент разработанное решение протестировано и готово к эксплуатации.